仕事が忙しい人が知っておきたい時間捻出に必要なテクニック チーム運営編

geralt / Pixabay


よく「XXやりたいんだけど時間がないんだよねー」といったことをいう人がいますが、
私からしたら、時間管理が下手か本当はXXは大してやりたくないのどちらかだと思ってしまいます。
時間とは捻出するものじゃないですかね。

とは言っても、ただ時間を作れといってもやり方がわからない方もいらっしゃると思いますので、テクニックを幾つか紹介しようと思います。

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クライアントとのミーティングは月曜に入れない

月曜に重た目のミーティングを入れると週末に影響が出ることがあります。
火曜であれば月曜が使えるので、週末を楽しく過ごすためにも月曜は避けましょう。

クライアントとのミーティングは、こちらから指定し主導権を握る

いちいちスケジュール調整でも相手に気を使ってか知りませんが、一度伺った上で、相手に合わせようとする人がいます。
あれはあんまり意味がないので、さっさとこの日はどうですか?と指定しましょう。
それだけで無駄なメールのやり取りが減りますし、スケジュールを握ってしまえば、こちらが全体をコントロールしやすくなります。

チーム内ミーティングでは、アジェンダをホワイトボードに書いておく

時間がないという人に限って、意味の無い会議をダラダラとやっている人が多いように見えます。
会議用のアジェンダを明確にして、ホワイトボードに事前に書き出しておきましょう。
これがあるだけでも迷走や脱線が減ります。アジェンダごとに時間を割り振っておくと更に効率的にできます。

チームメンバーが抱えているタスクを常に見える化しておく

これはプロマネの方は特に気をつける必要がありますが、常に誰が何を今やっているかといったリソースの空き状況は気を配りましょう。
毎朝チームメンバーに「今日はこれとこれとこれですね」といったタスク一覧を共有してから開始しても構いません。
とにかく無駄にボケーっとしている隙間時間ができ無いようにしましょう。
逆にタスクがなくなったメンバーはさっさと帰らせましょう。

終了時間をメンバーに宣言する/させる

人は終了時間が決まっている方が効率があがります。
飲み会でもなんでも用事がある人に対しては(自分も含めて)「今日は飲み会があるので19時にはあがらせてください」と宣言してもらいましょう。
仕事以外のことをすることも良い仕事をする上では重要です。プロマネの方は快く認めて、送り出してください。
その方が次の日のパフォーマンスもあがります。

資料は30〜50%できた段階で一度共有する

資料を作成する際には、いったん30〜50%ぐらい出来た段階で共有しましょう。
この段階でイメージとずれていたら、ダメージはそこまで大きく無いし、リカバーも効きます。
手戻りを減らすことによって無駄な時間を減らしましょう。

SOSは早めに出す/出させる

よく若い人にあるパターンなのですが、直前まで何も言わず間際になって、「やっぱりダメでした」という人がいます。
これは、最悪です。常にSOSを出すことは悪いことでは無いと周知し、困ったらすぐに相談できるような環境を作りましょう。

次回は、個人のPC・メールスキル編でも紹介します。

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